parallax background

Hoe blijf je gefocust tijdens het vergaderen ?

oktober 12, 2018
privacy zzp'er
Hoe bescherm je jouw privacy als ZZP’er?
september 24, 2018
4 tips om gezonder te vergaderen
oktober 25, 2018
 

Hoe blijf je gefocust tijdens het vergaderen ?


Wanneer we het hebben over de "vergadercultuur" hangen wij vaak een negatieve lading aan dit woord. Meestal bedoelt men hiermee: vergaderen om het vergaderen. Één van de redenen voor deze negativiteit is dat het vergaderen niet altijd even effectief gebeurt en hierdoor al snel als nutteloos gezien wordt. Deze ineffectiviteit kan veroorzaakt worden door het gebrek aan focus van de deelnemers aan de vergadering. Hier volgen een aantal tips om deze focus te vergroten

Begin met focus - concentreer!

Zorg dat je bij binnenkomst van de vergaderruimte, niet meer bezig bent met vorige besprekingen, werkzaamheden of persoonlijke gebeurtenissen. Bereid je 10 minuten van te voren mentaal voor op de vergadering. Breng je concentratie naar de punten die er besproken gaan worden tijdens het vergaderen.

Telefoons weg & stil

Je telefoon, zoals je zelf natuurlijk al weet, is een enorme afleider. We kunnen zeker niet zonder, maar om je focus te houden moeten we soms even afstand van dat ding nemen. Spreek van tevoren af dat iedereen die deelneemt aan de vergadering zijn/haar telefoon UIT zet. Lijkt drastisch, maar zelfs als je telefoon in je broekzak trilt, ben je je focus al kwijt.

De rol van voorzitter

De rol van voorzitter kan een belangrijke invloed uitoefenen of de focus van de deelnemers in de vergaderruimte. Je moedigt de deelnemers aan om scherp te blijven door ze actief te laten deelnemen aan de gesprekken. Tegelijkertijd voorkom je dat er afgeweken wordt van de topics die besproken moeten worden. Neem de rol van voorzitter serieus en voorkom chaotische gesprekken en discussies tijdens de bijeenkomst.

Pauze

Wanneer de vergadering een aantal uur zal duren, is het nemen van korte pauzes erg belangrijk. Zeker wanneer er tijdens de vergadering belangrijke beslissingen genomen moeten worden. Het moment voor een pauze voel je als voorzitter vaak aan. Dat is het moment waar je merkt dat de focus verslapt en iedereen op is. De gesprekken worden onsamenhangend en een aantal deelnemers letten niet meer op. Zorg er voor dat deze pauze ook écht een onderbreking is en strek even de benen en praat over luchtige onderwerpen. Wanneer je direct je telefoon erbij pakt of door blijft praten over de onderwerpen van de vergaderingen, begin je na de "pauze" zoals je deze bent in gegaan: Ongefocust. Neem dit moment om, net als bij de start van de vergadering, de concentratie weer op te pakken.

 
1
Hallo Hallo

Stel hier al je vragen en wij zullen ze spoedig beantwoorden
Powered by