Door een vergadering buiten de deuren van de normale werkomgeving te houden, verhoog je direct het gevoel van urgentie voor het vergaderen. Door budget, tijd en moeite in het organiseren van de vergadering te steken, spoor je de deelnemers aan om ook te investeren in deelname. Door dit besef van urgentie zullen je vergadergenoten minder snel zijn afgeleid en actiever deelnemen. Het doel dat je voor de vergadering voor ogen hebt, kun je nu gemakkelijker behalen.
Het houden van een vergadering buiten de vertrouwde werkomgeving kan erg inspirerend zijn. Een nieuwe setting kan zorgen voor een nieuwe creatieve kijk op de onderwerpen die je gaat behandelen. Ga op zoek naar een bijzondere locatie of zorg dat de veradering wordt opgevolgd door een workshop of activiteit. Dit verhoogd de teamgeest van de groep en zorgt er voor dat je de dag positief afsluit. Sluit af met een borrel en ontspan samen na een intensieve dag. De terugblik op de dag zal positiever zijn en dit komt het moraal én de uitkomst van de vergadering ten goede!
Wanneer je binnen de eigen werkomgeving een vergadering houdt, kan de verleiding ontstaan om de vergadering te onderbreken voor "dringende zaken" die direct aandacht vereisen. Begrijp mij niet verkeerd, het zal vast dringend zijn maar dit is een killer als het gaat om effectief vergaderen. Het verstoord enorm de aandacht en de focus is weg.
Op een externe locatie kan alleen de telefoon er nog voor zorgen dat je gestoord wordt door issues op de werkvloer. Probeer de échte spoedgevallen tijdens de korte pauzes op te pakken. Ongestoord vergaderen, focus + aandacht = effectiveit.
Heb je binnenkort een vergadering op de planning staan ? Kijk eens naar wat centrale locties die vergaderruimtes aanbieden. Zij kunnen je vaak helpen met het organiseren van een mooie en effectieve vergaderdag.