Waarom zou je vergaderen op een externe locatie ?

"De vergadering" heeft de laatste jaren een behoorlijke evolutie meegemaakt. Wandelend vergaderen, staand vergaderen, scrumsessies en videoconferencing en ga zo maar door. Deze varianten zijn in het leven geroepen om de vergadering zo effectief mogelijk te maken. Een mogelijkheid waar niet altijd rekening mee wordt gehouden, is het houden van de vergadering op een externe locatie. De voordelen van het vergaderen op een externe locatie kunnen een bijdrage leveren aan de toename van het enthousiasme en de uitkomst van de vergadering verbeteren. Hoe ? Lees maar verder.

Het besef van urgentie

Door een vergadering buiten de deuren van de normale werkomgeving te houden, verhoog je direct het gevoel van urgentie voor het vergaderen. Door budget, tijd en moeite in het organiseren van de vergadering te steken, spoor je de deelnemers aan om ook te investeren in deelname. Door dit besef van urgentie zullen je vergadergenoten minder snel zijn afgeleid en actiever deelnemen. Het doel dat je voor de vergadering voor ogen hebt, kun je nu gemakkelijker behalen.

Inspiratie & teambuilding

Het houden van een vergadering buiten de vertrouwde werkomgeving kan erg inspirerend zijn. Een nieuwe setting kan zorgen voor een nieuwe creatieve kijk op de onderwerpen die je gaat behandelen. Ga op zoek naar een bijzondere locatie of zorg dat de veradering wordt opgevolgd door een workshop of activiteit. Dit verhoogd de teamgeest van de groep en zorgt er voor dat je de dag positief afsluit. Sluit af met een borrel en ontspan samen na een intensieve dag. De terugblik op de dag zal positiever zijn en dit komt het moraal én de uitkomst van de vergadering ten goede!

Ongestoord vergaderen

Wanneer je binnen de eigen werkomgeving een vergadering houdt, kan de verleiding ontstaan om de vergadering te onderbreken voor "dringende zaken" die direct aandacht vereisen. Begrijp mij niet verkeerd, het zal vast dringend zijn maar dit is een killer als het gaat om effectief vergaderen. Het verstoord enorm de aandacht en de focus is weg.
Op een externe locatie kan alleen de telefoon er nog voor zorgen dat je gestoord wordt door issues op de werkvloer. Probeer de échte spoedgevallen tijdens de korte pauzes op te pakken. Ongestoord vergaderen, focus + aandacht = effectiveit.

Gebruik maken van een externe locatie ?

Heb je binnenkort een vergadering op de planning staan ? Kijk eens naar wat centrale locties die vergaderruimtes aanbieden. Zij kunnen je vaak helpen met het organiseren van een mooie en effectieve vergaderdag.